Asana é uma ferramenta de gestão de projetos e colaboração que permite que equipes planejem, organizem e executem seu trabalho de forma mais rápida e eficiente. A plataforma ajuda a impulsionar a produtividade, garantindo clareza e alinhamento, para que cada membro da equipe saiba o que precisa ser feito, quem é responsável e quando o trabalho deve ser entregue. Utilizada por milhões de clientes em mais de 190 países, Asana é confiável para proteger os dados dos usuários enquanto facilita a colaboração e a entrega de resultados de negócios.

Principais funcionalidades

• Gestão de Projetos: Oferece uma plataforma centralizada para planejar, organizar e acompanhar todas as iniciativas e tarefas, desde as diárias até as estratégicas.
• Fluxos de Trabalho e Automação: Permite criar e automatizar processos, garantindo que as tarefas sigam um caminho definido e otimizando a eficiência operacional da equipe.
• Metas e Relatórios: Ajuda a definir objetivos claros, monitorar o progresso em tempo real e gerar relatórios detalhados para insights estratégicos e tomada de decisões informadas.
• Gestão de Recursos: Facilita a alocação e o acompanhamento de recursos, garantindo que as equipes tenham o que precisam para concluir o trabalho sem sobrecarga.
• Administração e Segurança: Inclui controles de acesso baseados em função, segurança de login robusta, Single Sign-On (SSO) e recursos avançados para proteger os dados da organização.
• Capacidades de IA: Incorpora inteligência artificial, como Asana AI e AI Studio, para aprimorar a produtividade, automatizar tarefas repetitivas e oferecer insights valiosos.
• Integrações de Aplicativos: Suporta a conexão com diversas ferramentas de terceiros, como DataGrail, para centralizar o trabalho e otimizar os fluxos de dados entre plataformas.
• Segurança de Dados: Garante a proteção das informações com criptografia em trânsito (TLS), backups regulares, testes de penetração anuais e programas de recompensa por bugs.

Para quem é

Asana é uma solução versátil, projetada para atender às necessidades de diversas equipes e tipos de empresas, desde pequenas startups até grandes corporações.

• Operações: Para otimizar processos, gerenciar fluxos de trabalho complexos e garantir a eficiência das atividades diárias e estratégicas.
• Marketing: Para planejar e executar campanhas, gerenciar conteúdo, coordenar lançamentos de produtos e garantir a colaboração ágil entre equipes.
• TI: Para gerenciar projetos de desenvolvimento de software, suporte técnico, infraestrutura e garantir a segurança dos sistemas com visibilidade e controle.
• Líderes: Para ter uma visão estratégica clara do progresso, monitorar metas organizacionais e tomar decisões informadas que impulsionam os resultados de negócios.
• Pequenas Empresas: Para organizar tarefas, colaborar eficientemente e escalar operações de forma estruturada, mantendo o foco no crescimento.
• Empresas (Enterprise): Para gerenciar projetos complexos em larga escala, garantir conformidade regulatória e coordenar grandes equipes globalmente.
• Organizações sem fins lucrativos: Para gerenciar iniciativas, coordenar voluntários e acompanhar o progresso de projetos sociais com transparência.
• Serviços Financeiros: Para garantir a conformidade regulatória, como SEC e FINRA, e gerenciar informações sensíveis com segurança e auditoria.

Casos de uso

A flexibilidade da Asana permite que ela seja aplicada em uma ampla gama de cenários para otimizar a gestão do trabalho.

• Gestão de Metas: Ajuda a definir, rastrear e alcançar objetivos organizacionais e de equipe, garantindo que todos os esforços estejam alinhados com a estratégia.
• Planejamento Organizacional: Facilita a criação de planos estratégicos e operacionais, desde o nível departamental até o corporativo, promovendo a colaboração.
• Entrada de Projetos: Otimiza o processo de solicitação e aprovação de novos projetos, desde a ideia inicial até a atribuição de recursos e o início da execução.
• Planejamento de Recursos: Permite uma distribuição eficiente de pessoas e ativos para as tarefas certas, evitando sobrecarga, identificando gargalos e otimizando a capacidade da equipe.
• Lançamentos de Produtos: Gerencia todas as etapas do ciclo de vida de um produto, desde o desenvolvimento e testes até o marketing e o lançamento no mercado, com coordenação impecável.

Planos e preços

A Asana oferece diferentes planos para atender às diversas necessidades de seus usuários, desde indivíduos até grandes empresas. Embora os detalhes específicos de preços não estejam disponíveis nas fontes consultadas, a plataforma geralmente estrutura seus planos com base nas funcionalidades e no nível de suporte oferecido.

• Personal: Projetado para uso individual ou para equipes muito pequenas que precisam de uma ferramenta básica de organização.
• Starter: Oferece recursos adicionais para equipes em crescimento, focando em colaboração e gestão de projetos mais robusta.
• Advanced: Inclui funcionalidades avançadas para equipes que precisam de automação, relatórios detalhados e gestão de recursos mais sofisticada.
• Enterprise: Destinado a grandes organizações com requisitos complexos de segurança, administração, conformidade e suporte dedicado.

Para informações detalhadas sobre preços e recursos de cada plano, é recomendável visitar o site oficial da Asana.

Conformidade e Segurança

A Asana demonstra um forte compromisso com a segurança e a privacidade dos dados, sendo alinhada com diversas regulamentações globais. A plataforma oferece um Adendo de Processamento de Dados (DPA) pronto para GDPR, que inclui Cláusulas Contratuais Padrão da UE e se estende a estruturas de transferência do Reino Unido e Suíça. Este DPA esclarece o papel da Asana como processador, comprometendo-se a processar dados apenas conforme as instruções do cliente e restringindo o uso de dados à prestação de serviços.

A Asana cumpre os requisitos de transferência internacional de dados através de certificações sob o Data Privacy Framework e Cláusulas Modelo da UE. A segurança é reforçada por múltiplas certificações padrão da indústria, incluindo ISO 27001, ISO 27018 e ISO 27701, além da certificação SOC 2 Tipo II. A empresa realiza testes de penetração anuais e mantém programas de recompensa por bugs para identificar e corrigir vulnerabilidades. A criptografia em trânsito (TLS) protege os dados durante a comunicação.

Para setores regulados, como o financeiro, a Asana auxilia na conformidade com regulamentações como SEC Rule 17a-4 e FINRA. Isso inclui a retenção de comunicações e atualizações relacionadas a tarefas, supervisão de notas de colaboração e discussões, e a garantia de políticas de retenção de dados compatíveis com WORM (Write Once, Read Many). A Theta Lake, por exemplo, ajuda a capturar e armazenar os registros necessários para atender a esses requisitos regulatórios, garantindo que os dados sejam armazenados em um formato não regravável e não apagável para auditorias e revisões de conformidade. A plataforma também oferece controles de acesso baseados em função para limitar a exposição de dados sensíveis.

Dicas práticas para maximizar o uso da Asana

• Estruture seus projetos de forma clara: Use seções, tarefas e subtarefas para que cada item de trabalho tenha um lugar lógico e seja fácil de encontrar.
• Defina responsabilidades e prazos: Atribua claramente quem é responsável por cada tarefa e estabeleça prazos realistas para garantir a responsabilização e o acompanhamento.
• Utilize as visualizações de projeto: Experimente as visualizações de lista, quadro, cronograma e calendário para encontrar a que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho e estilo de equipe.
• Aproveite os modelos: Crie e reutilize modelos de projetos para processos recorrentes, economizando tempo e garantindo consistência em suas iniciativas.
• Comunique-se dentro das tarefas: Mantenha todas as discussões, comentários e anexos relevantes diretamente nas tarefas correspondentes para um contexto completo e fácil acesso.
• Configure automações simples: Use as regras da Asana para automatizar ações repetitivas, como mover tarefas, atribuir responsáveis ou atualizar campos, liberando tempo para o trabalho estratégico.
• Integre com outras ferramentas: Conecte a Asana com seus outros aplicativos essenciais para centralizar informações e evitar a troca constante entre plataformas.

Como começar

Comece a organizar o trabalho da sua equipe e a impulsionar a produtividade hoje mesmo com a Asana.

Acessar Asana

Fontes

• Informações gerais sobre confiança, recursos e setores – Asana Trust
• Detalhes sobre Adendo de Processamento de Dados (DPA) – Asana
• Whitepaper sobre segurança e privacidade – Asana
• Informações sobre conformidade GDPR – Simple Analytics
• Artigo sobre compliance na Asana – Thetalake
• Compromisso Asana com o GDPR
• Recursos de Trust Center, SOC2 e GDPR – Cirface
• Exemplo de integração do aplicativo DataGrail com Asana

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